Formulive: innovatie door een stapje vooruit te zetten

20-03-2022

Binnen bijna elk bedrijf en elke vereniging worden ze wel gebruikt: formulieren in Word en PDF. En iedereen herkent het wel: je wilt iets regelen. In je mailbox krijg je een PDF-formulier opgestuurd, die je ‘even’ moet invullen en ondertekenen.

Het probleem
Op je telefoon is er geen beginnen aan: je hebt geen PDF-editor en je mobiel ook niet gekoppeld aan je printer. Dus eerst je laptop opstarten dan maar, om het formulier af te drukken. Vervolgens vul je het in, mag je het scannen en e-mail je het terug. Aan de ontvanger de taak jouw handschrift te ontcijferen. En als het gaat om meerdere pagina’s alle gegevens uit drie JPG-bestanden overtypen. En dat in 2022.

Er zijn voldoende alternatieven. Een digitaal formulier maken in bijvoorbeeld Google Forms of Jotform stelt niets voor. En toch zitten PDF-formulieren nog steeds in de kern van bijna elke organisatie.

Oplossing
In plaats van dat ‘probleem’ te verhelpen, heb ik gekeken of je ook vanuit de huidige situatie een klein stapje vooruit kunt maken. Daarbij zijn drie uitgangspunten genomen:

• Het moet heel laagdrempelig kunnen worden ingezet, zonder dat je nieuwe formulieren hoeft te maken
• Het moet makkelijk worden om zulke formulieren op je telefoon in te vullen
• Het moet makkelijker worden om de gegevens die iemand invult te verwerken

Dat bovenstaande is wat www.formulive.nl nu is. Een formulier, maar met net iets meer leven erin. Het werkt zoals je zou verwachten: je uploadt een PDF-formulier. Je tekent waar je invoer verwacht. En klaar ben je.

Je krijgt een link om te delen of je kunt mensen uitnodigen het formulier in te vullen. De antwoorden krijg je in een overzichtelijke tabel, of individueel weergegeven op je formulier.

Validatie
Formulive bevat nu de meeste basisfuncties. Tijd om te valideren of er vraag naar is. En als die er is, kan op basis van de vraag verder worden ontwikkeld.

Waarom deze vorm
Je kunt met technologie de meest fancy oplossingen maken. Responsive formulieren, die je gegevens meteen verrijken en valideren. Maar dat is voor veel organisaties erg kostbaar. Ik zie Formulive is als een incrementele innovatie (in plaat van een ‘radicale’ innovatie).

Je kunt als organisatie toch een stap vooruit zetten op het gebied van digitalisering, zonder dat je helemaal ‘in het diepe’ hoeft te springen en je hele werkwijze overhoop moet gooien.

En mocht een net-iets-meer-gedigitaliseerd-proces je bevallen, dan kun je altijd nog de volgende stap maken en je proces verbeteren door écht afscheid te nemen van je oude formulieren en voor een digitaal geïntegreerde oplossing gaan. Maar tot die tijd biedt Formulive hopelijk een uitkomst :)